LA
ORGANIZACIÓN EN LAS EMPRESAS
Introducción
La organización
desempeña una parte fundamental para conseguir el éxito en cualquier gestión
empresarial. Una adecuada organización de la empresa proporciona los métodos
para que las tareas se realicen de una manera correcta, reduciendo así los
costos, evitando la lentitud y la duplicidad de esfuerzos al determinar las
responsabilidades de cada trabajador. De alguna manera, esto también contribuye
a emplear mejor los recursos y medios disponibles. Es preciso, además, conocer lo que implica
cada puesto y si evitar un gasto innecesario. Todo esto se orienta hacia la
necesidad de una correcta organización de las empresas.
Por las razones
anteriormente mencionadas es que se ha realizado este trabajo en el cual se
aglomeran las principales características de la organización en las empresas y
los términos relacionados con la misma.
1- ¿En qué consiste la organización?
La organización dentro de la administración que supone el
establecimiento de una estructura intencionada de los papeles que los
individuos deberán desempeñar en una empresa. La estructura es intencionada en
el sentido de que debe garantizar la asignación de todas las tareas necesarias
para los cumplimientos de las metas, asignación que debe hacerse a las personas
mejor capacitadas para realizar esa tarea.
La organización involucra una serie de elementos que constituyen
su razón de ser y que parten de su misión, sus metas y prioridades, facilitando
el proceso de toma de decisiones al conocer los pilares que la sostienen.
2- ¿Cuáles son los tipos de organización y da ejemplo
de cada una de estas?
Ø Organización por
Funciones: Bajo esta
modalidad, se separan las actividades de la empresa en diferentes
departamentos. Por ejemplo: producción, comercial, administración. Todos
los departamentos son coordinados por la Dirección.
Ø Organización por
Productos: Este tipo de
clasificación suele ser el utilizado en empresas que ofrecen a la venta
productos y servicios muy diversos entre sí, por lo tanto la empresa se
organiza en base a sus productos o líneas de productos. Cada una de estas
“divisiones” debe organizar a su vez las respectivas funciones. Por ejemplo: Cosmética,
Alimentación, Productos de limpieza, etc.
Ø Organización
Geográfica: Este es un tipo de
organización comercial muy aplicada en empresas multinacionales o que operan en
países muy amplios geográficamente. Cuando se opera en países con idiomas,
culturas y mercados diferentes, muchas de las actuaciones empresariales deben
ajustarse para el logro de los objetivos, por lo que este tipo de organización
es muy eficiente. Por ejemplo: División Pacífico Norte, División Pacífico
Central, Región Central, División Atlántica, etc.
Ø Organización por
Tipos de Clientes: Hay empresas que
sirven diferentes tipos de clientes, por ejemplo clientes institucionales,
clientes mayoristas, grandes superficies, clientes detallistas,
etc. En este caso, los objetivos así como las estrategias para
lograrlos, se adaptan a las circunstancias y características propias del
segmento, y es en estos casos donde se utiliza la organización por tipo de
cliente. Por ejemplo: Clientes Sector Público, Clientes Sector Privado, etc.
Ø Organización Comercial
Mixta: Como su nombre lo
indica, este tipo de organización comercial es una mezcla de alguna o todas las
clasificaciones anteriores. Es usualmente la organización que presentan las
grandes compañías que, por su tamaño, deben tener una estructura más complicada
para su correcto funcionamiento.
3- Explique los tres niveles de cobertura de la
organización.
Ø
nivel
global:
abarca la empresa en su totalidad.
Ø
nivel
de departamento: abarca cada departamento de la empresa.
Ø
nivel de tareas: consiste en agrupar adecuadamente
las actividades de manera lógica y racional, es decir determinar las
actividades específicas y necesarias para el alcance de los objetivos
planeados. Agrupar las actividades en una estructura lógica.
4- ¿Qué es un organigrama? ¿Cómo se clasifican los
organigramas y da un ejemplo de cada uno?
Un organigrama es una
representación gráfica de todos los departamentos de una empresa u organización. En el organigrama se establecen, de forma
gráfica, las relaciones entre los distintos departamentos y, en algunos casos,
también las relaciones entre los trabajadores.
Tipos de Organigramas:
Los organigramas se
clasifican: 1) Por su naturaleza, 2) por su finalidad, 3) por su ámbito,
4) por su contenido y 5) por su presentación o disposición gráfica.
1.
Por su
naturaleza: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:
Ø Microadministrativos: Corresponden a una sola
organización, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de
las áreas que la conforman.
Ø Macroadministrativos: Involucran a más de una organización.
Ø Mesoadministrativos: Consideran una o más
organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar
que el término mesoadministrativo corresponde a una convención utilizada normalmente
en el sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado.
2.
Por su finalidad: Este
grupo se divide en cuatro tipos
de organigramas:
Ø Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas
que se diseñan con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es
decir, como información accesible a personas no especializadas. Por ello, solo
deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de líneas y
unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de
organizaciones de ciertas dimensiones.
Ø Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad
el análisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional, como
también de cierto tipo de información que presentada en un organigrama permite
la ventaja de la visión macro o global de la misma, tales son los casos de
análisis de un presupuesto, de la distribución de la planta de personal, de
determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales,
etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos
instrumentos y sus aplicaciones.
Ø Formal: Se define como tal cuando representa el
modelo de funcionamiento planificado o formal de una organización, y cuenta con
el instrumento escrito de su aprobación. Así por ejemplo, el organigrama de una
Sociedad Anónima se considerará formal cuando el mismo haya sido aprobado por
el Directorio de la S.A.
Ø Informal: Se considera como tal, cuando representando
su modelo planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación.
3.
Por su ámbito: Este grupo se divide en
dos tipos de organigramas:
Ø Generales: Contienen información representativa de una
organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y
características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de
dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen
hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina.
Ejemplo:
Ø Específicos: Muestran en forma particular la estructura de
un área de la organización.
Ejemplo:
4.
Por su contenido: Este
grupo se divide en tres tipos de
organigramas:
Ø Integrales: Son representaciones gráficas de todas las
unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o
dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes.
Ejemplo:
Ø Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen
asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de
organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización
en forma general .
Ejemplo:
Ø De puestos, plazas y unidades: Indican
las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o
necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las
personas que ocupan las plazas.
5.
Por su presentación o disposición gráfica: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:
Ø Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba
abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes
niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la
administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su empleo.
Ø Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a
derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos
se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades
se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente.
Ø Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza
combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de
graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran
número de unidades en la base.
Ø De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen
la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más
reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los
últimos niveles jerárquicos.
Ø Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad
organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos
concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad,
que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, o sea el
más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de
igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas
están indicadas por las líneas que unen las figuras [3].
5- Explique la importancia de la diferenciación y la
integración en la organización.
Una consideración básica en el
diseño de las organizaciones es dividir el trabajo en tareas razonable
(diferenciación) prestando atención simultánea a la coordinación de estas
actividades y unificar sus resultados en un todo significativo (integración).
Dos directrices se pueden seguir en la agrupación de actividades:
Ø Departamentos
que tienen orientaciones similares y las tareas deben compenetrarse juntas. (Se
pueden reforzar mutuamente su interés común y el acuerdo simplificará la tarea
de coordinación mediante un director común).
Ø Departamentos
necesarios para integrar sus actividades en estrecha colaboración deben estar
agrupados. (El gerente común puede coordinar a través de la jerarquía formal).
Cuando las unidades no tienen orientaciones similares, ni comparten sus actividades,
la tarea de la agrupación es más difícil. Por ejemplo, cuando las unidades no
son de la misma naturaleza y función, sino que son relativamente
independientes, el gerente debe basar su decisión en la forma más adecuada a
las actividades grupales de acuerdo a su experiencia pasada.
6- ¿A qué se refiere la delegación de autoridad?
Dentro del campo administrativo, se
entiende como Delegación de Autoridad al mecanismo por medio del cual un superior cede un poco de su poder y responsabilidad a alguno o
algunos de sus subordinados, con el fin de poder compartir
tareas, y dedicarse a temas de mayor urgencia o especialización.
7- ¿Cuáles factores influyen en la descentralización?
Ø La
influencia del ambiente, por ejemplo las características del mercado, las presiones
de la competencia y la disponibilidad de materiales.
Ø El tamaño
de la organización y su ritmo de crecimiento.
Ø Otras características
de la organización, como los costos de ciertas decisiones, las preferencias de
la alta dirección, la cultura de la organización y las capacidades de los
gerentes de los niveles inferiores.
8-¿En qué consiste la departamentalización?
La Departamentalización es un proceso
por el cual se agrupan, entre los órganos de una determinada organización,
actividades o funciones similares y, lógicamente, relacionadas. En un primer
momento se reparte el trabajo por tareas logrando una especialización que
permite obtener ganancias de productividad. A continuación, se procede a la
departamentalización con el objetivo de lograr una gestión eficiente.
9-¿Cuáles
son los principales tipos de departamentalización? Identifique las principales
características de cada uno de ellos.
Ø Departamentalización por tipo de cliente:
Se realiza en función hacia el cliente final. Este
tipo de departamentalización permite a la empresa enfocarse en la mejor
atención al cliente, sumando esfuerzos para satisfacer de manera eficiente las
necesidades del mismo.
Ejemplo: La departamentalización que tiene la
banca, que tiene departamento dedicados a la atención de cliente en casos o
circunstancias específicas, como lo sería un departamento de hipotecas,
departamento de préstamos para empresas, etc.
Ø Departamentalización por tiempo:
Consiste en la creación de departamentos de acuerdo
a la duración de las actividades que se desempeñan, en ocasiones se combina con
otras clasificaciones. El caso más común es la división por jornada o turnos
laborales.
Ø Departamentalización por territorio:
El criterio utilizado en esta creación de
departamentos es la división geográfica, depende del sector de actividad que
realiza la empresa y tienen gerencia propia por área.
Ø Departamentalización por proyectos:
Depende de la envergadura del proyecto, es práctico
si cada proyecto es manejado por un equipo diferente y cada unidad de trabajo
reúne una serie de requisitos específicos determinados por el cliente.
Ø Departamentalización por productos o servicios:
Consiste en la formación de departamentos por línea
de producto o servicio, siempre y cuando la empresa no maneje demasiadas
líneas.
Ø Departamentalización por procesos:
Es una creación de departamentos muy útil si la
empresa busca dinámicas que optimicen el trabajo y permita aplicar una mejora continua de los procesos de
producción. Incluye la planificación y
gestión de las tareas en busca de la máxima optimización de los recursos y
rentabilidad de la inversión.
Ø Departamentalización por equipo:
Está relacionada tanto con proyectos como procesos.
Se enfoca en facilitar el trabajo con tecnología y herramientas adecuadas, con
la finalidad de reducir costes y aprovechar los recursos.
Ø Departamentalización por funciones:
Consiste en la división de empresas usando como
criterio el tipo de actividad que se desarrolla cada área. Por ejemplo:
Ingeniería, administración,
contabilidad, compra, ventas, etc.
Ø Departamentalización matricial:
Tiene como criterio para crear departamentos la
combinación de funciones con proyectos. Los equipos de trabajo para cada
proyecto se conforman por personas que desempeñan la misma función en distintos
proyectos a la vez, optimizando los recursos y mejorando los tiempos.
Conclusiones
Las empresas que quieren ser funcionales necesitan de una
buena organización. La
organización es una actividad básica de la administración, que sirve para
agrupar y estructurar todos los recursos, con el fin de alcanzar los objetivos
determinados.
La organización en las empresas permite un aumento considerable
en el rendimiento de los trabajadores mediante un mejor aprovechamiento de sus
energías.
Una forma de organizar la empresa es dividiéndola en
departamentos. La departamentalización permite coordinar, organizar y agrupar
las actividades de los departamentos específicos de la empresa, con el fin de
facilitar la consecución de sus objetivos estratégicos.
