SISTEMAS Y PROCESOS DE CONTROL

SISTEMAS Y PROCESOS DE CONTROL

Casi todas las empresas implementan y usan el ciclo administrativo para llevar a cabo sus procesos de la manera más eficiente y efectiva posible. La palabra control, en el ámbito empresarial, tiene una connotación muy diferente a lo conocido en la sociedad, ya que el hecho de controlar en las organizaciones no tiene más que el objetivo de cumplir con metas, en el siguiente artículo se hablará de los diferentes tipos de control.

En esta oportunidad trataremos los temas más importantes sobre el proceso de control  dentro de las empresas.

·    la naturaleza e importancia de los sistemas o procesos de control.

Es la base donde descansan las actividades y operaciones de una entidad; es decir, que las actividades de producción, distribución, financiamiento, administración, entre otras, son regidas por el Control. Se dice que el control interno es una herramienta surgida de la imperiosa necesidad de accionar proactivamente a los efectos de suprimir y/o disminuir significativamente la multitud de riesgos.

La importancia del control en las empresas radica en que les permite reducir los riesgos que se generan en cualquier tipo de situación lo que garantizará una mejor y adecuada realización de las actividades y operaciones de la empresa.

·          los tipos de control organizacional.

El control organizacional se refiere a las reglas y procedimientos formales, ya sea preventivos o correctivos de desviaciones de los planes y el cumplimiento de los objetivos deseados. Ejemplos de este tipo de controles pueden citarse reglas, políticas, normas, presupuestos, auditorias y otros.

Tipos de control organizacional:

Los controles preventivos, son el conjunto de mecanismos y procedimientos que se utilizan para analizar las operaciones que se han proyectado realizar, antes de su autorización o antes de que esté en marcha, con el propósito de determinar la veracidad y legalidad de dichas operaciones, y finalmente su conformidad con los planes, programas y presupuestos.

Los controles concurrentes, son los que se realizan mientras se desarrolla una actividad. La forma más conocida de este tipo de control es la supervisión directa. Así, un supervisor observa las actividades de los trabajadores, y puede corregir las situaciones problemáticas a medida que aparezcan.

Los controles posteriores, son los que se llevan a cabo después de la acción. De esta forma, se determinan las causas de cualquier desviación del plan original, y los resultados se aplican a actividades futuras similares. Por ejemplo, en las auditorias contables, estadística, contabilidad, etc.

·          diferencias entre los siguientes procesos de control: supervisión, monitoreo, evaluación y corrección.

Diferencias entre los procesos de control
Supervisión	Monitoreo	Evaluación	Corrección
La supervisión es una actividad técnica y especializada cuyo fin es la utilización racional de los factores productivos. El supervisor se encarga de controlar que los trabajadores, las materias primas, las maquinarias y todos los recursos de la empresa se encuentren coordinados para contribuir al éxito de la compañía.	Monitoreo es el proceso sistemático de recolectar, analizar y utilizar información para hacer seguimiento al progreso de un programa. El monitoreo se realiza una vez comenzado el programa y continúa durante todo el período de implementación.	La evaluación es una apreciación sistemática de una actividad, proyecto, programa, política, tema, sector, área operativa o desempeño institucional. Una evaluación debe proporcionar información basada en evidencia que sea creíble, fidedigna y útil.	Se conoce como corrección al proceso de control y modificación que una persona con autoridad realiza sobre una evaluación. La corrección permite  dar una solución concreta un problema empresarial, con el objetivo de que el producto o servicio pueda ser aceptable para su uso.

·          las etapas del proceso de control.

Establecimiento de estándares: Es la primera etapa del proceso de control de gestión es el establecimiento de estándares, los cuales serán la principal fuente de información para comparar los resultados obtenidos en el proceso.

Medición de los resultados de la acción: Finalizado el proceso que se está evaluando, se debe tomar las correspondientes métricas del proceso que permitirá llevar el pulso de cómo se están haciendo las cosas.

Evaluación de las acciones con los estándares: Uno de las etapas más importantes del proceso de control de gestión es la medición de los estándares establecidos con los resultados obtenidos. En esta etapa el evaluador podrá observar cuán lejos o cerca está de los objetivos planteados en un comienzo.

Corrección de las desviaciones: Una vez identificadas las desviaciones, están deben ser analizadas para buscar la raíz del problema. La idea de esta etapa es tratar de ir mejorando el proceso para lograr niveles de excelencia en la empresa.

·          relación entre los sistemas de control y la privacidad en la empresa.

Los empresarios tienen derecho a la vigilancia y control de sus empleados para verificar el cumplimiento de sus obligaciones y deberes, y para llevar la cuenta de las horas extraordinarias. Sin embargo, la proliferación de las nuevas tecnologías en los centros de trabajo, el teletrabajo, la expansión del uso de dispositivos móviles, entre otras consideraciones, hacen surgir nuevas situaciones y contextos que a día de hoy no cuentan con un claro ordenamiento regulatorio.

En determinados casos, tales medidas pueden sobrepasar ciertos límites lesionando el derecho a la privacidad e intimidad de los trabajadores. Hasta la fecha, han sido los jueces los encargados de analizar caso a caso, y dictar sentencia hasta que los legisladores establezcan una regulación que pueda ayudar a resolver este tipo de cuestiones laborales cada vez más habituales.

·          propósito del establecimiento de estándares. 

Los estándares son criterios de desempeño, los puntos seleccionados de todo un programa de planeación en los que se establecen medidas de desempeño  para que los administradores reciban indicios  sobre cómo van las cosas  y no tengan que vigilar  cada paso en la ejecución  de los planes.

El propósito del establecimiento de estándares es disminuir tiempos, tener una imagen sólida de empresa, guiar a los  miembros, fomentar expectativas razonables entre los mismos, mejorar su rendimiento, generar ganancias y aumentar la prosperidad de su comunidad al aprender a cumplir las expectativas razonables establecidas.

  

Conclusiones

 El Control Empresarial  permite que a través de los elementos de la organización que los colaboradores logren sus objetivos,  de acuerdo con las metas establecidas por la Compañía.

Actualmente las organizaciones presentan grandes inconsistencias y atraviesan un duro momento debido a la crisis y a los grandes cambios en la modernidad y la tecnología, lo que obliga a las empresas a invertir más dinero en innovaciones y así mantenerse a la van guardia de los tiempos ya que de lo contrario esto repercute en el funcionamiento normal de las mismas.

La creación e implantación de un Sistema de Control en cualquier organización por pequeña que esta sea, minimizará el riesgo de pérdida o mal funcionamiento de la organización.