CONTROL INTERNO DENTRO DE LAS EMPRESAS
Se denomina Control
Interno al sistema integrado de controles, tanto financiero como de otro tipo,
establecidos por la administración de la Entidad para llevar de manera ordenada
la gestión de la organización y asegurar hasta donde sea práctico y posible, la
exactitud y confiabilidad de los registros, así como para proteger sus activos
y demás recursos, garantizar el cumplimiento de la política establecida y
lograr el máximo de eficiencia en la utilización de los recursos.
La importancia de
tener controles internos en las organizaciones, ha ido incrementada, en las
últimas décadas, debido a lo fácil y seguro que resulta medir la eficacia y
productividad de la empresa y cada uno de sus departamentos de esta.
En este documento
veremos la importancia de los controles internos para la correcta presentación
de los estados financieros y su impacto en las diferentes áreas de la contabilidad.
1.1.
Concepto e importancia:
Una responsabilidad fundamental de un administrador de
empresas es controlar las operaciones. Los propietarios fijan las metas,
contratan a los gerentes para que dirijan las acciones y reclutan a empleados
para que lleven a cabo los planes del negocio.
El
control interno es el plan organizacional y todas las medidas correlativas
diseñadas para:
ü Salvaguardar los activos.
Una compañía debe proteger sus activos; de lo contrario, estaría derrochando
sus recursos. Si se deja de cuidar el efectivo, el más líquido de los activos,
éste se agotará rápidamente.
ü Motivar a los empleados
para que sigan las políticas de la compañía. En una organización, todo mundo
necesita trabajar hacia las mismas metas.
ü Promover la eficiencia
operativa. Las empresas no pueden darse el gusto de
desperdiciar recursos.
ü Asegurar registros contables
exactos y confiables. La existencia de buenos
registros resulta esencial. Sin registros confiables, los administradores no
sabrían qué parte de la empresa es rentable y cuál necesita mejoría.
¿Qué tan importantes
son los controles internos? Son tan importantes que el Congreso de Estados
Unidos promulgó una ley que requiere que las compañías públicas; es decir,
aquellas que venden sus acciones al público en general, mantengan un sistema de
controles internos.
El control interno es
un esfuerzo sistemático que tiene por objetivos fijar niveles de desempeño con
objetivos de planeación, para diseñar los sistemas de retroalimentación de la
información, para comparar el desempeño real con los niveles determinados de
antemano, para determinar si hay desviaciones y medir su importancia y para
tomar las medidas tendientes a garantizar que todos los recursos de la empresa
se utilicen en la forma más eficaz y eficiente posible en la obtención de los
objetivos de la organización.
Es importante tener
en cuenta que el diseño e implementación del control interno variará según
tamaño y complejidad de la entidad. En entidades pequeñas, el gerente o dueño
puede desempeñar funciones que se refieren a varios de los componentes del
control interno.
1.2.
Control
Interno y los Estados Financieros.
El
control interno financiero se refiere a las acciones, procedimientos y planes
de organización que tienen la finalidad de salvaguardar los recursos, así como
verificar los informes y registros financieros. Se presta atención a que las
operaciones y transacciones se lleven a cabo según los lineamientos de la
administración, al igual que se registren de manera pertinente para los futuros
estados financieros.
Se mantiene una verificación constante entre
los activos físicos y sus registros para responder por ellos de manera
eficiente. Se cuida de manera especial que la disposición de los bienes se
realice solamente con la aprobación de las autoridades pertinentes.
1.2.1.
Importancia
del Control Interno en los Estados Financieros:
Es
de vital importancia la implementación de medidas de control interno en los
Estados Financieros, para garantizar la correcta presentación de los estados,
así como para evitar los errores en los mismos, ya sean por causas de registro,
impresión, correcciones o fraudes.
Los
controles de los reportes financieros son ejecutados por personas que se
encargan de validar la integridad y exactitud de las fuentes de información
provenientes de diferentes sistemas de información, las cuales permiten la
elaboración oportuna de los reportes gerenciales que informarán el estado de la
situación financiera de las empresas.
1.2.2.
Actividades
de control interno en cuanto a los Estados Financieros.
Las
actividades de control son las políticas y procedimientos que ayudan a asegurar
que las directrices de la administración se lleven a cabo. Estos controles se
refieren a riesgos que, si no se mitigan, pondrían en riesgo el llevar a cabo
los objetivos de la empresa. Las actividades de control pueden clasificarse en
los siguientes cuatro tipos:
ü Preventivos.
Controles para evitar errores o irregularidades.
ü De detección.
Controles para identificar errores o irregularidades después de que hayan
ocurrido para tomar medidas correctivas.
ü De compensación.
Controles para brindar cierto grado de seguridad cuando es incosteable la
aplicación de otros controles más directos. Ejemplos: segundas firmas,
supervisión de terceros, supervisión selectiva interna, etcétera.
ü De dirección.
Controles para orientar al personal hacia los objetivos deseados, por ejemplo
las políticas y los procedimientos.
1.2.3. Seguimiento de los
controles.
El
seguimiento o monitoreo evalúa la eficacia de la ejecución del control interno
en el tiempo y su objetivo es asegurarse de que los controles trabajen
adecuadamente o, en caso contrario, tomar las medidas correctivas necesarias.
El seguimiento le permite a la dirección de la empresa saber si los controles
internos son eficaces, están implementados adecuadamente, se usan y se cumplen
diariamente, o si necesita modificaciones o mejoras.
El seguimiento se da
por la dirección de la empresa, mediante actividades periódicas, evaluaciones
específicas o una combinación de ambas. Asimismo, el seguimiento de la
dirección puede incluir el uso de información externa que pueda resaltar
problemas o áreas de oportunidad: quejas de clientes, comentarios de organismos
terceros e informes de auditores externos o consultores sobre al control
interno.
1.3.
Control
interno en Contabilidad.
Contabilidad
es el área de la empresa que registra, documenta y organiza sus transacciones económicas, con el fin de
generar información útil y verídica para personas externas a la organización.
El control en contabilidad tiene beneficios como proporcionar información veraz
y oportuna, controlar las operaciones y evitar desfalcos; esto se logra con:
- Registro íntegro de las operaciones del negocio
- Generación de información financiera confiable
- El resguardo de la documentación fuente de la información financiera.
- Medidas de control, tales como conciliaciones, inventarios y verificación de información
- gerencial.
El control interno
contable comprende el plan de la organización y los registros que conciernen a
la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de los registros contables.
El control interno
contable abarca los métodos implementados por una empresa para garantizar la
integridad de la información financiera y contable, cumplir con los objetivos
operativos y de rentabilidad, y transmitir las políticas de gestión en toda la
organización. Estos se superponen a los procedimientos operativos normales de
una compañía.
Para producir estados
contables correctos, el proceso contable debe capturar la totalidad de los
intercambios y su respectiva información; el control interno debe asegurarse de
que tal registración ocurra.
1.3.1.
Control
interno en Tesorería
Es considerada
el área financiera que se encarga de la
administración y custodia del capital. El control interno en esta área busca la
optimización de recursos y la eficacia
en su aplicación. Los beneficios del control en tesorería es la maximización de
utilidades, obtener mejores condiciones crediticias, salvaguardar recursos
valiosos de las empresas y registrar correctamente las transacciones.
Conclusión
Los controles
Internos permiten garantizar la integridad y exactitud de los estados financieros
de las empresas. También constituyen un mecanismo de verificación muy poderoso
para demostrar el nivel de compromiso gerencial
y la transparencia de los estados financieros. Es de gran importancia
identificar de forma clara y oportuna las desviaciones o irregularidades para poder tomar las medidas correctivas necesarias.
La principal misión
de los controles internos es proteger los activos, minimizar errores y
garantizar que las operaciones se realicen de manera correcta.
Bibliografía
Horngren,
Charles T. Contabilidad. Octava edición. Pearson educación, México, 2010
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